ESTAR

PREMESSA

La presente Social Media Policy (SMP) illustra agli utenti le regole di comportamento da tenere nell’ambito dei profili/pagine di ESTAR e descrive le modalità di gestione e le linee guida per l’utilizzo privato dei social network da parte del personale dell’Ente (nel rispetto del Regolamento di ESTAR e del Codice Etico e di Comportamento Aziendale, oltre che delle altre disposizioni amministrative e delle norme di legge).

I profili/pagine di ESTAR vengono gestiti dall’Area Formazione e Comunicazione, attraverso profili ad hoc; L’Area Formazione e Comunicazione è l’unica a disporre delle credenziali di accesso. Il social media management e la social media strategy sono concordati con la Direzione Aziendale dalla Struttura che si avvale della collaborazione di tutti i Dipartimenti aziendali per la redazione di contenuti sempre aggiornati e corretti.

La presente SMP è estesa a profili/pagine social di FORMAS – Laboratorio regionale per la Formazione in sanità – la cui gestione operativa è passata ad ESTAR dal 1 gennaio 2023 (con Delibera GRT n. 1097/2022) e sarà applicata anche all’eventuale utilizzo di altre piattaforme social da parte ESTAR.

CONTENUTI

ESTAR utilizza i social media con finalità di comunicazione e informazione istituzionale, anche secondo le indicazioni della Circolare n. 2/2017 del Dipartimento della funzione pubblica “Attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato” (c.d. FOIA).

ESTAR è attualmente presente su LINKEDIN, YOUTUBE e TWITTER.

I canali social dell’Ente vengono utilizzati per informare: Aziende, Enti e personale del Servizio Sanitario Regionale, istituzioni, imprese, fornitori e tutti i cittadini.

I contenuti pubblicati comprendono:

• comunicazioni sulle attività e i servizi erogati;
• informazioni di avvisi e bandi;
• rilancio di news del sito aziendale, e di comunicati stampa di Regione Toscana e Aziende/Enti del Servizio sanitario regionale;
• informazioni su iniziative ed eventi di settore organizzati dall’Ente o a cui partecipa;
• immagini e video istituzionali;
• altri contenuti pertinenti all’ambito di attività di ESTAR.

ESTAR realizza contenuti originali di carattere testuale, fotografico, infografico, video, etc. e utilizza video e immagini di proprietà dell’Ente o libere da copyright.

Con i contenuti di cui al precedente paragrafo gli stessi canali social producono contenuti multimediali che possono essere riprodotti liberamente e devono sempre essere attribuiti all’autore.

Sulle pagine/profili aziendali ESTAR può condividere e rilanciare occasionalmente contenuti di pubblico interesse e utilità, realizzati da soggetti terzi. In questi casi si limita a verificare l’attendibilità della fonte, ma non ne certifica i contenuti.

L’eventuale presenza di spazi o messaggi pubblicitari a margine dei contenuti pubblicati nelle pagine dei social network utilizzati da questo Ente non è sotto il controllo dell’Ente stesso, ma è gestita in autonomia dagli stessi social network.

ESTAR non condivide:

• contenuti su tematiche oggetto di controversie legali o affermazioni che potrebbero essere utilizzate contro l’Ente;
• informazioni riservate o protette dal diritto alla privacy, come la corrispondenza interna;
• informazioni di terze parti su contenuti, documenti, progetti non ancora resi pubblici o relativi a procedimenti in corso;
• Categorie particolari di dati personali, dati relativi a condanne penali e reati.

I profili social dell’Ente non sono in alcun modo deputati al trattamento di comunicazioni relative a procedimenti amministrativi.

I commenti e i post degli utenti, che sono invitati a presentarsi sempre con nome e cognome, rappresentano l’opinione dei singoli e non quella di ESTAR, che non può essere ritenuta responsabile di ciò che viene postato sui canali da terzi (le regole circa i processi di MODERAZIONE sono presentate nel relativo paragrafo).

MODERAZIONE e NETIQUETTE 

ESTAR chiede agli utenti dei social network – che hanno la possibilità di partecipare attraverso forme di interazione come i commenti, i messaggi o l’auto-pubblicazione di contenuti sulle pagine e i profili istituzionali dell’Ente – il rispetto di alcune regole:

• A tutti si chiede di esporre la propria opinione con correttezza e misura, basandosi per quanto possibile su dati di fatto verificabili, e di rispettare le opinioni altrui;
• Non saranno comunque tollerati insulti, volgarità, offese, minacce e, in generale, atteggiamenti violenti;
• I contenuti pubblicati devono rispettare sempre la privacy riservatezza delle persone, sono da evitare riferimenti a fatti o a dettagli privi di rilevanza pubblica e che ledano la sfera personale di terzi;
• L’interesse pubblico degli argomenti è un requisito essenziale: non è possibile in alcun modo utilizzare questi spazi per affrontare casi personali;
• Ogni discussione è legata a un tema specifico e di interesse generale: chiediamo a tutti i partecipanti di rispettarlo, evitando di allargare il confronto in modo generico e indiscriminato;

La moderazione da parte dell’amministrazione all’interno dei propri spazi avviene a posteriori, ovvero in un momento successivo alla pubblicazione, in orario di ufficio ed è finalizzata al contenimento di eventuali comportamenti contrari alle norme d’uso. Tutti hanno il diritto di intervenire ed esprimere la propria libera opinione, in quanto nei profili/pagine social di ESTAR non è prevista una moderazione preventiva.

Tuttavia, sui profili/pagine ESTAR non saranno ammessi contenuti discriminatori o offensivi nei confronti di altri utenti, presenti o meno alla discussione, di enti, associazioni, aziende o di chi gestisce e modera i canali social. Non saranno tollerati insulti, turpiloquio, minacce o atteggiamenti che ledano la dignità delle persone e il decoro delle Istituzioni, i diritti delle minoranze e dei minori, i principi di libertà e uguaglianza.

In particolare, non saranno tollerati post, commenti e materiali multimediali con:

• contenuti che promuovono, favoriscono, o perpetuano la discriminazione sulla base del sesso, della razza, della lingua, della religione, delle opinioni politiche, età, stato civile, nazionalità, disabilità fisica o mentale o orientamento sessuale;
• contenuti sessuali o link a contenuti sessuali;
• sollecitazioni al commercio;
• conduzione o incoraggiamento di attività illecita;
• informazioni che possono tendere a compromettere la sicurezza o la sicurezza dei sistemi pubblici;
• contenuti che violino l’interesse di una proprietà legale o di terzi;
• post, commenti o materiali audio video che divulgano direttamente o indirettamente dati e informazioni personali o che in qualunque modo possono cagionare danni o ledere la sfera di riservatezza o la reputazione degli interessati;
• pubblicità, spam o promozione di interessi privati o di attività illegali;
• contenuti che violino il diritto d’autore né l’utilizzo non autorizzato di marchi registrati;

Sono inoltre scoraggiati e comunque soggetti a moderazione contenuti dei seguenti generi:

• commenti non pertinenti a quel particolare argomento pubblicato (off topic);
• osservazioni pro o contro campagne politiche o indicazioni di voto;
• linguaggio o contenuti offensivi;
• commenti e i post scritti per disturbare la discussione o offendere chi gestisce e modera i canali social;
• interventi inseriti ripetutamente.

Per chi dovesse violare ripetutamente queste condizioni o quelle contenute nelle policy degli strumenti adottati, ESTAR si riserva il diritto di usare il ban o il blocco, per impedire ulteriori interventi, e di segnalare l’utente ai responsabili della piattaforma ed eventualmente alle forze dell’ordine.

In generale, non è garantita la risposta diretta alle menzioni o ai commenti. ESTAR si riserva di rispondere pubblicamente solo quando ne ravvisa l’effettiva utilità pubblica; in ogni caso nelle risposte pubbliche, ma anche a domande poste tramite messaggi privati, l’Area Formazione e Comunicazione di ESTAR si limiterà a suggerire all’utente di scrivere a contatti di posta elettronica, o a rivolgersi all’URP, oppure potrà indicare link alle sezioni specifiche dei siti aziendali contenenti le informazioni richieste.
In ogni caso la risposta a commenti o menzioni per conto di ESTAR può avvenire solo da parte dei profili/pagine ufficiali o dagli account dell’Area Formazione e Comunicazione gestori dei profili e delle pagine ufficiali.

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei dati personali degli utenti risponde alle policy in uso sulle piattaforme utilizzate. I dati personali o categorie particolari di dati personali o dati personali relativi a condanne penali o reati inseriti in commenti o post pubblici all’interno dei canali sui social media di ESTAR saranno rimossi.

I profili e le pagine di ESTAR non possono essere utilizzati per richiedere (tramite messaggi diretti e privati, commenti, menzioni, ecc.) informazioni personali o assistenza diretta (per problemi personali, segnalazioni, ecc.). Per tali necessità si deve sempre far riferimento esclusivamente ai canali di contatto ufficiali presenti su www.estar.toscana.it e all’URP di ESTAR www.estar.toscana.it/index.php/urp/.

In ogni caso, i dati condivisi dagli utenti attraverso messaggi privati inviati direttamente ai gestori dei canali saranno trattati nel rispetto delle norme vigenti sulla protezione dei dati personali e dell’informativa reperibile sul sito di ESTAR, all’indirizzo: www.estar.toscana.it/index.php/protezione-dei-dati-personali/cookie/

POLICY PER L’UTILIZZO PRIVATO DEI SOCIAL NETWORK PER IL PERSONALE DI ESTAR

Per quanto riguarda l’utilizzo privato dei social network da parte del personale di ESTAR, si rimanda a quanto disposto dal DPR n. 81 del 13.06.2023 “Regolamento concernente modifiche al decreto del Presidente della Repubblica 16 aprile 2013, n. 62, recante: «Codice di comportamento dei dipendenti pubblici, a norma dell’articolo 54 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165» del nuovo Codice di Comportamento dei dipendenti pubblici”.

Si rimanda altresì al Codice etico e di comportamento di ESTAR (revisione Approvata con Delibera n. 508 del 21/12/2023), e in particolare quanto contenuto negli artt. 12, 22, 22.1, pubblicato sulla intranet aziendale.

Tali regole di comportamento riguardano tutti coloro a cui si fa riferimento nell’art. 2, commi 1 e 2 dello stesso codice:

1. Dipendenti dell’ESTAR appartenenti all’area del comparto e della dirigenza, con rapporto a tempo indeterminato e determinato, nonché al personale, contrattualizzato e non, che presta servizio in posizione di comando, distacco o fuori ruolo, alle dipendenze dell’ESTAR, ai componenti di organi, nonché a tutti coloro che, a qualsiasi titolo, si trovino ad operare nella sfera di competenza dell’ESTAR.
2. Gli obblighi di condotta previsti nel presente codice devono intendersi estesi a: Direttore Generale, Direttore Amministrativo, Presidente e componenti del Collegio dei revisori, Presidente e componenti dell’OIV, Presidente e componenti ODV e degli altri Organismi e Comitati aziendali, Titolari di Borse di studio, tirocinanti, stagisti, titolari di frequenze volontarie, Collaboratori o consulenti con qualsiasi tipologia di contratto o incarico e a qualsiasi titolo conferito, Collaboratori a qualsiasi titolo di imprese fornitrici di beni o servizi e lavori che realizzino opere in favore dell’ESTAR.

I canali principali di comunicazione scritta interna di ESTAR sono e-mail e news dipendenti della Intranet aziendale. Tuttavia, nei seguenti casi è ammesso l’utilizzo dei social network quale strumento di comunicazione interna:

1.INFORMA DIPENDENTI di LINKEDIN

L’Area Formazione e Comunicazione utilizza la funzione Informa Dipendenti di Linkedin per inviare a coloro che si sono registrati come dipendenti di ESTAR o di Formas sul Social Network una notifica di pubblicazione di un post allo scopo di informare i dipendenti dell’attività svolta dall’Ente e di rafforzarne il senso di appartenenza. Quando un dipendente clicca sull’anteprima del post, può aggiungere una reazione, commentare o ri-condividere attendendosi alle regole di cui al precedente paragrafo. I dipendenti possono scegliere di non ricevere queste notifiche in qualsiasi momento.

2. UTILIZZO DELLA MESSAGGISTICA ISTANTANEA

Al fine di proteggere la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati personali trattati (artt. 5 par. 1 lett. f) e 32 GDPR) devono essere previste regole di comportamento chiare e precise all’utilizzo dei gruppi di messaggistica istantanea e social network da parte dei dipendenti.

È buona prassi da parte di chi ricopre il ruolo di amministratore del gruppo, definire regole di comportamento e di vigilanza.

All’amministratore del gruppo si raccomanda di:

• valutare la necessità di creare un determinato gruppo
• individuare gli altri partecipanti tra quelli autorizzati a trattare i dati scambiati in quel gruppo
• raccogliere il consenso degli aderenti, rimuoverli in caso di revoca del consenso o cessazione del rapporto di lavoro
• stabilire le finalità del gruppo, fissare regole di comportamento e vigilare sulla loro applicazione
• cancellare il gruppo dopo l’esaurimento della finalità per cui era stato creato.

Stabilire regole generali di comportamento per i partecipanti al gruppo oltre a quelle che di volta in volta saranno stabilite dal relativo amministratore.

Ad esempio:

• possibilità di scambiare solo informazioni attinenti alle finalità del gruppo
• divieto di inviare messaggi a contenuto offensivo o illecito
• osservare il segreto d’ufficio e la normativa in materia di protezione dei dati personali
• divieto di usare i contatti del gruppo per finalità diverse da quelle per cui il gruppo è stato creato
• evitare di inviare notizie o fatti di dubbia veridicità e di fonte ignota, di foto di locali aziendali e ambienti di lavoro ed in particolare di dati che potrebbero essere interessati a vincoli di riservatezza
• evitare la diffusione, in qualsiasi forma di informazioni riservate e informazioni identificative personali di cui ne sia venuti a conoscenza con il proprio lavoro
• rispettare il diritto alla riservatezza degli utenti e dei colleghi evitando di inviare foto, immagini o descrizioni che non siano preventivamente autorizzate per iscritto dagli stessi.

AGGIORNAMENTI E MODIFICHE

Questa Policy è pubblicata sul sito web ESTAR e sulla Intranet Aziendale. La Social Media Policy può essere rivista e aggiornata nel tempo in base alle esigenze da parte della Area Formazione e Comunicazione di ESTAR, in accordo con la Direzione e dandone opportuna comunicazione al personale con una news sulla intranet di ESTAR o con una e-mail.

Chiunque abbia suggerimenti rispetto alla presenza di ESTAR sui social o proposte di modifica a questa policy può scrivere a comunicazione@estar.toscana.it.