ESTAR

Il Dipartimento Tecnico Amministrativo è una struttura organizzativa di supporto e consulenza alla Direzione Aziendale ed agli altri dipartimenti di ESTAR.

Afferiscono al Dipartimento Tecnico Amministrativo le seguenti Unità Operative:

La UOC Affari Legali svolge le seguenti macro attività:

– consulenza alla Direzione ed alle strutture aziendali;

– elaborazione di pareri legali su tematiche inerenti le attività istituzionali di ESTAR;

– adempimenti correlati alla gestione del contenzioso giudiziale ed alla rappresentanza in giudizio dell’Ente (istruttoria con le strutture interne interessate e raccordo con gli studi
legali esterni);

– gestione diretta del contenzioso giudiziale e difesa dell’Ente nei procedimenti monitori aventi ad oggetto pagamento di somme per forniture/servizi;

– gestione delle attività di pre-contenzioso (redazione di istanze, diffide, messe in mora), con particolare riferimento all’attività stragiudiziale in materia di recupero crediti per spese di lite;

– adempimenti correlati ai procedimenti relativi al patrocinio legale dei dipendenti di ESTAR;

– attività di analisi del contenzioso nelle aree Appalti e Concorsi, attraverso la elaborazione di schede di dettaglio con finalità di verifica degli esiti dei ricorsi e prevenzione del contenzioso e redazione report periodici per la Direzione ed il Collegio Sindacale;

– redazione di regolamenti e procedure aziendali su tematiche di pertinenza della UOC;

– collaborazione e consulenza alla Direzione ed alle strutture interne per la redazione di contratti e per la elaborazione di atti/regolamenti/istruzioni operative;

– gestione dei contratti assicurativi aziendali e dei rapporti con le compagnie assicuratrici ed i brokers, relativamente alla fase dell’esecuzione contrattuale ed alla gestione ed
analisi dei sinistri;

– gestione dell’istruttoria dei procedimenti dinanzi alla Corte dei Conti ed alle altre Autorità giurisdizionali, per quanto di competenza;

– approfondimenti di questioni giuridiche e pubblicazione sul sito web istituzionale di una Rassegna periodica di Giurisprudenza/Dottrina/Normativa per aggiornamento professionale dei dipendenti nei settori: Appalti, Risorse Umane e su temi di interesse generale.

La UO Servizi Generali garantisce le seguenti attività: 

–  predispone le Convenzioni con le Aziende Sanitarie e gli altri Enti pubblici regionali o nazionali, ai sensi dell’art. 15 della Legge n. 241/1990 e dell’art. 101 della L.R.T. n. 40/2005, curando la fase istruttoria e predisponendo il testo delle delibere da sottoporre all’approvazione del Direttore Generale;

– cura gli adempimenti della segreteria del Collegio Sindacale;

– mediante il  Responsabile della Protezione dati (RPD), fornisce consulenza al Titolare del trattamento (Direttore Generale di Estar), ai Responsabili del trattamento ed ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal Regolamento

europeo sulla protezione dei dati (RGPD) e dal D.Lgs. n. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. n. 101 del 10/8/2018; sorveglia l’osservanza del Regolamento (RGPD), del “Codice privacy novellato” e di altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del Titolare del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità ai dipendenti Estar, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti ed alle connesse attività di controllo; fornisce al Titolare del trattamento, se richiesto, un
parere in merito alla valutazione di impatto sulla protezione dei dati e ne sorveglia lo svolgimento; funge da punto di contatto con il Garante della Privacy per qualsiasi richiesta in merito alla protezione dei dati in Estar e per questioni connesse al trattamento; costituisce il punto di contatto con gli interessati per l’esercizio dei loro diritti in materia di privacy; predispone gli atti giuridici di nomina dei responsabili esterni del trattamento dei dati personali (fornitori di Estar);

– coordina le attività connesse alla gestione documentale dei provvedimenti;

– cura la protocollazione della corrispondenza in arrivo e la casella di posta elettronica certificata di Estar (estar@postacert.toscana.it).

L’UOC SAFTTT opera a supporto dei Dipartimenti di Estar relativamente all’esecuzione dei contratti inerenti l’acquisto di beni e servizi per le Aziende Sanitarie della Regione Toscana e per ESTAR, nell’ambito delle tecnologie informatiche e sanitarie, in esecuzione delle funzioni tecniche trasferite con L.R. n. 40 2005.

Sono attività  istituzionali della UOC SAFTTT:

 – l’acquisizione sulle apposite piattaforme certificate ANAC del codice identificativo di gara (c.d. CIG derivato);

– l’invio dei flussi informativi all’Osservatorio regionale dei contratti pubblici e il relativo monitoraggio degli stati di avanzamento attraverso il Sitat SA per i contratti in esecuzione di Estar e delle Aziende Sanitarie regionali;

– l’acquisizione del DURC in corso di validità per l’esecuzione contrattuale;

– l’acquisizione dei DUVRI  per i contratti in corso di esecuzione;

– l’acquisizione dei DUVRI per i contratti in corso di esecuzione;

–  gli adempimenti correlati alla trasparenza dei contratti pubblici in fase di esecuzione;

– la predisposizione della documentazione amministrativa relativa alle varie fasi dell’esecuzione contrattuale: avvio del contratto, variazioni, sospensioni contrattuali, applicazione penali, recesso;

– l’emissione di ordini di acquisto elettronico sulle procedure di contabilità Estar e delle altre Aziende Sanitarie regionali e tutti  gli aspetti contabili correlati;

– le attività relative alla manifestazione di interesse e gli atti di adesione sulle piattaforme Start Estar e Start Giunta Regionale (per le gare in cui la centrale di committenza è la Regione Toscana);

–  le attività sulla piattaforma  certificata Start Sanità relative ai bandi di gara e le relative aggiudicazioni per gli affidamenti diretti di importo inferiore o uguale a € 5.000 iva esclusa;

– le attività di punto istruttore nell’ambito delle adesioni a Consip  per il responsabile della fase di esecuzione quale punto ordinante;

– il monitoraggio mensile dei conti economici relativi alle acquisizioni di beni e servizi in ambito Tecnologie Informatiche rispetto al budget annualmente assegnato nelle procedure di contabilità delle Aziende Sanitarie regionali;

– il report mensile sui singoli contratti in esecuzione;

– lo sviluppo, in collaborazione con il Dipartimento Tecnologie Informatiche di un SW per la gestione dell’esecuzione contrattuale denominato Smart CM, strumento di supporto per la corretta tenuta del fascicolo contrattuale;

– la  rendicontazione  trimestrale mediante deliberazione degli affidamenti diretti di importo inferiore e pari ai 5000 euro;

– l’esecuzione dei contratti del PNRR in ambito Tecnologie informatiche e Sanitarie.

La UOC Contabilità e Bilancio cura prevalentemente il rapporto con i fornitori per le attività di approvvigionamento di beni sanitari e non sanitari occorrenti alle Aziende Sanitarie Toscane, emettendo i relativi mandati di pagamento. 

Gli acquisti effettuati sono in parte stoccati presso i magazzini in dotazione all’Ente e in parte consegnati direttamente presso le unità di prelievo delle Aziende Sanitarie.

A seguito delle consegne effettuate nel corso del mese, la UOC Contabilità e Bilancio fattura mensilmente alle Aziende Sanitarie i relativi corrispettivi senza applicare nessun ricarico.

 Di seguito le principali altre attività di competenza della U.O.C. Contabilità e Bilancio:

– tenuta contabile nell’ambito delle funzioni in materia di tecnologie dell’informazione e della comunicazione di cui all’art.101, comma 1, lettera c) della Legge Regionale n. 40/2005 (come da programma operativo ICT di ESTAR iniziato nel 2021, con proiezione sino al 2026, di cui alla D.G.R.T. n. 635/2021);

– attività di gestione e rendicontazione contabile delle operazioni di intervento previste dal PNRR e delegate ad Estar;

– gestione contabile del laboratorio regionale sulla qualità della formazione sanitaria – FORMAS – a carico di Estar a partire da inizio 2023;

– stesura del modello UNICO dell’Ente;

– adempimenti legati alla liquidazione periodica e alla  dichiarazione annuale IVA;

– adempimenti fiscali nel rispetto della normativa fiscale vigente;  

– rapporti con gli organi di vigilanza e controllo dei sistemi contabili e dei Bilanci, in particolare con il Collegio Sindacale e con la Regione Toscana;

– rispetto del regolare pagamento dei Fornitori e di tutte le verifiche di regolare tenuta di: Durc/Equitalia/Durf/CIG, ove richiesto; 

– rapporti con il Tesoriere e vigilanza sull’attività del cassiere, effettuando periodiche verifiche congiuntamente al Collegio Sindacale in ordine agli adempimenti previsti dalla legge e dal Regolamento dell’Ente;

– supporto al settore stipendi negli adempimenti periodici mensili legati al versamento dei contributi previdenziali, assistenziali ed erariali;

– acquisizione dei dati relativi ai debiti verso il personale e contabilizzazione degli stipendi e dei fondi contrattuali;

– supporto all’U.O.C. Affari Legali e all’U.O.S. Servizi Generali in materia di contenzioso legato ai rapporti con i fornitori;

– collaborazione e supporto alla compiuta realizzazione del controllo di gestione, della contabilità per i Centri di costo e  della gestione per Budget;

– riconciliazione dei crediti verso i clienti e la Regione Toscana;

– effettua la regolare tenuta e sollecita la chiusura dei crediti aperti e, nel caso di crediti pregressi, attiva l’eventuale ricorso al recupero forzato del credito;   

– verifica, gestione e controllo nella rilevazione dei crediti e dei correlati ricavi;

– trasmissione dei flussi commerciali secondo le modalità previste dal MEF nel sistema PCC.

L’Area Tecnica e la UOC Attività Tecniche gestiscono il patrimonio immobiliare e mobiliare strumentale di ESTAR (in proprietà, in locazione o in uso dalle Aziende Sanitarie), con finalità di mantenimento in efficienza e sicurezza ed in conformità alla normativa in materia sui beni pubblici. In particolare, viene svolto un ruolo attivo per la manutenzione ed il mantenimento a norma dei magazzini della Logistica nelle tre Aree Vaste, della sede del Formas presso Villa La Quiete alle Montalve, nonché delle sedi direzionali di zona (Firenze, Siena e Pisa).

Dal punto di vista tecnico-amministrativo, viene svolta la programmazione degli investimenti, vengono sviluppati i progetti e coordinati gli appalti di manutenzione ordinaria, straordinaria e di ristrutturazione, gestendo anche la fase esecutiva dei relativi contratti di lavori, forniture e servizi ed implementato l’inventario del patrimonio dell’Ente Inoltre l’Area Tecnica e la UOC Attività Tecniche svolgono un ruolo di supporto per la gestione di vari servizi economali tra i quali l’accoglienza, la vigilanza, le pulizie, l’antincendio, il parco delle auto di servizio a noleggio.

L’UOC Servizio Prevenzione e Protezione (Se.P.P.) promuove la prevenzione e la protezione dai rischi professionali nei luoghi di lavoro aziendali. Supporta il datore di lavoro e i responsabili delle varie strutture aziendali (Sedi Direzionali e periferiche, Magazzini), il Dipartimento Tecnico-Amministrativo, il Dipartimento Farmaceutico e Logistica, il Dipartimento delle Tecnologie Sanitarie, il Dipartimento ICT, il Dipartimento Acquisizione Beni e Servizi in materia di competenze tecniche relative alla prevenzione e protezione dei lavoratori, per il miglioramento continuo dei livelli di qualità e di sicurezza, nonché della salute dei lavoratori negli ambienti di lavoro (ai sensi del T.U.S.L. – D. Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 e s.m.i.).

Provvede all’individuazione dei possibili pericoli presenti nei luoghi di lavoro; valuta i rischi effettivamente presenti in rapporto ai pericoli individuati e ne gradua l’effettiva portata; identifica le misure di prevenzione e protezione necessarie ad eliminare i rischi individuati o a ridurli al minimo, definisce il programma di miglioramento nel tempo.

Per le suddette finalità, elabora e presenta alla Direzione Aziendale il documento sulla valutazione dei rischi (D.V.R.), le procedure organizzative di protezione, i programmi di formazione ed informazione in tema di salute e sicurezza sul lavoro.

Si rapporta con gli altri soggetti attori della prevenzione (in particolare: dirigenti, preposti, rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, Medico Competente, etc.) al fine di adempiere compiutamente agli obblighi che la legge impone loro.

Implementa e gestisce il sistema di archiviazione informatizzato delle documentazioni tecniche e delle certificazioni a corredo dei dispositivi di protezione individuale (DPI) acquisiti e distribuiti da ESTAR alle Aziende Sanitarie della Regione Toscana, con possibilità di consultazione da parte degli operatori sanitari attraverso il Portale dei Servizi.